Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie die Arcos Group GmbH Personendaten im Zusammenhang mit ArcoTime bearbeitet. Sie richtet sich nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG).

1. Verantwortliche Stelle

Arcos Group GmbH, Hauptstrasse 1, 4447 Känerkinden, Schweiz Telefon: +41 79 761 13 85

Für alle Anliegen zum Datenschutz: datenschutz@arcocloud.ch

2. Zwei Rollen – bitte zuerst lesen

Dieser Punkt entscheidet, an wen Sie sich mit einem Anliegen wenden.

Als Verantwortliche bearbeitet die Arcos Group GmbH die Daten, die bei der Registrierung, der Abrechnung und im Support anfallen: Firmenangaben, Name und E-Mail der Ansprechperson, Lizenzangaben, Zahlungsstatus, Korrespondenz. Dafür gilt diese Erklärung unmittelbar.

Als Auftragsbearbeiterin bearbeitet sie alle Daten, die eine Kundin oder ein Kunde in ArcoTime erfasst: Mitarbeitende, deren Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Zeitkonten, Kunden- und Projektdaten, Rapporte und Dokumente. Über diese Daten bestimmt allein die Organisation, die sie erfasst hat – nicht Arcos. Grundlage dafür ist der Auftragsbearbeitungsvertrag.

Was das für Sie heisst: Sind Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Betriebs, der ArcoTime einsetzt, richten Sie Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren an Ihren Arbeitgeber. Arcos darf diese Daten nicht von sich aus herausgeben oder verändern.

3. Welche Daten bearbeitet werden

Beim Besuch der Website. Der Betrieb der Server erzeugt technische Protokolle: gekürzte IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp, übertragene Datenmenge. Diese Daten dienen dem Betrieb und der Sicherheit und werden nicht mit Personen zusammengeführt.

Bei der Registrierung. Firmenname, Adresse, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, gewünschte Anzahl Lizenzen, Abrechnungszyklus. Die Zahlungsdaten (Karte, TWINT) geben Sie direkt bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe ein; Arcos sieht und speichert keine vollständigen Kartendaten, sondern nur den Zahlungsstatus und eine Referenz.

Bei der Nutzung der Anwendung. Anmeldedaten (E-Mail, verschlüsseltes Passwort), Angaben zum Benutzerkonto sowie alle Inhalte, die Sie oder Ihre Organisation erfassen. Änderungen an zentralen Daten werden mit Zeitpunkt und Benutzerkonto protokolliert – das dient der Nachvollziehbarkeit und ist Teil des Produkts.

Bei Kontaktaufnahme. Ihre Nachricht samt Kontaktangaben, solange sie zur Bearbeitung nötig ist.

4. Wozu die Daten bearbeitet werden

• Bereitstellung, Betrieb und Wartung der Anwendung
• Vertragsabwicklung, Rechnungstellung und Lizenzverwaltung
• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden, Support
• Sicherheit des Betriebs, Missbrauchserkennung, Fehlersuche
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Aufbewahrungspflichten des Obligationenrechts

5. Cookies und Analysewerkzeuge

ArcoTime setzt ausschliesslich technisch notwendige Cookies ein: Sie halten Ihre Anmeldung aufrecht und sichern Formulare gegen Missbrauch. Ohne sie funktioniert die Anwendung nicht.

Es kommen keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge zum Einsatz. Es werden keine Profile gebildet, keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt und keine Besucherstatistiken Dritter erhoben. Deshalb erscheint auch kein Einwilligungsbanner.

6. Wo die Daten liegen

Zweck	Dienstleister	Ort der Bearbeitung
Datenbank, Dateiablage, Benutzerkonten	Supabase Inc.	Zürich, Schweiz (AWS-Region eu-central-2)
Betrieb der Anwendung, Auslieferung der Seiten	Vercel Inc.	Frankfurt, Deutschland (Region fra1)
Versand von System- und Einladungsmails	Hostpoint AG	Schweiz
Zahlungsabwicklung	Stripe Payments Europe Ltd.	Irland, teilweise USA

Die eigentlichen Betriebsdaten – alles, was Sie in ArcoTime erfassen – liegen in der Schweiz. Die Anwendung selbst läuft in Deutschland; dort werden Daten nur zur Verarbeitung einer Anfrage kurzzeitig gehalten, nicht dauerhaft gespeichert.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Deutschland und Irland verfügen über einen vom Bundesrat anerkannten angemessenen Datenschutz. Supabase Inc. und Vercel Inc. haben ihren Sitz in den USA; mit beiden bestehen Auftragsbearbeitungsverträge mit Standardvertragsklauseln. Eine Bekanntgabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben, ein Gesetz es verlangt oder es zur Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist.

Behördliche Auskunftsbegehren werden geprüft; soweit rechtlich zulässig, informiert Arcos die betroffene Organisation vorgängig.

8. Aufbewahrung und Löschung

Betriebsdaten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt:

• Daten einer Organisation: bis zum Ende des Vertrags, danach 30 Tage abrufbereit für einen Export, anschliessend Löschung.
• Registrierungs- und Abrechnungsdaten: zehn Jahre, entsprechend der Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR.
• Serverprotokolle: wenige Tage bis Wochen, je nach Dienstleister.
• Sicherungskopien: werden nach sieben Tagen überschrieben.

9. Datensicherheit

Zum Schutz der Daten setzt Arcos unter anderem ein: durchgehende Transportverschlüsselung (TLS), Verschlüsselung der Datenbank und der Sicherungskopien im Ruhezustand, Passwörter ausschliesslich als Hashwert, strikte Trennung der Mandanten auf Datenbankebene, ein fälschungssicheres Änderungsprotokoll sowie tägliche Sicherungen, die sieben Tage aufbewahrt werden. Eine Wiederherstellung erfolgt auf den Stand der letzten Sicherung; dabei können die Daten des letzten Tages verloren gehen. Zugriff auf Kundendaten haben nur namentlich bekannte Personen der Arcos Group, und nur soweit Betrieb, Fehlersuche oder ein Supportfall es erfordern.

Kein technisches Mittel bietet vollständige Sicherheit. Bitte schützen Sie Ihre Zugangsdaten und geben Sie sie nicht weiter.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des DSG das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung sowie auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten. Sie können der Bearbeitung widersprechen und eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an datenschutz@arcocloud.ch. Zum Schutz Ihrer Daten kann ein Identitätsnachweis verlangt werden. Anfragen werden innert 30 Tagen beantwortet.

Beachten Sie Ziffer 2: Betreffen Ihre Daten die Nutzung von ArcoTime in einem Betrieb, ist dieser Betrieb Ihre Ansprechstelle, nicht Arcos.

Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, wenden.

11. Änderungen

Diese Erklärung kann angepasst werden, wenn sich die Bearbeitung oder die Rechtslage ändert. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen werden den Kundinnen und Kunden vorgängig mitgeteilt.